【例文付】契約書のメール送付、その方法で大丈夫？2026年版セキュリティ常識と法的有効性を解説

ビジネスのスピードが加速する現在、契約書のやり取りをメールで行うことは日常的な風景となりました。しかし、「メール送付の法的な有効性」や「最新のセキュリティ基準」を正確に把握できているでしょうか。

特に2024年の電子帳簿保存法（電帳法）の義務化以降、メールで受領した契約データの扱いは厳格化されました。かつて一般的だったパスワード付きZIPファイル（PPAP）の廃止が進むなど、慣習の変化も著しいものがあります。

本記事では、2025年時点での最新マナーに基づいたメール作成術から、法的リスクを回避するための保存ルールまでを網羅的に解説します。デジタルとアナログを適切に使い分け、取引先から信頼される体制を整えるための実践ガイドとしてご活用ください。

1. 「契約書をメールで送る」その前に知っておくべき2025年の常識

メールによる契約業務を進めるにあたり、まず前提となるセキュリティ環境と法的効力について整理します。

1-1. いまだに「パスワード付きZIP」を送っていませんか？（脱PPAP）

かつて日本のビジネスシーンで推奨されていた「パスワード付きZIPファイルを送り、別メールでパスワードを伝える」という手法（通称：PPAP）は、現在ではセキュリティ上の有効性が否定され、多くの企業で廃止されています。

主な理由は、ZIPファイルのパスワードが解析されやすいこと、および同一経路で送られるため傍受のリスクを軽減できないことにあります。2025年現在、多くの大手企業や官公庁ではPPAPの受信自体をブロックする運用が定着しています。

1-2. 現代の正解は「クラウドストレージのリンク共有」

現在のセキュリティ標準は、Box、Google Drive、OneDrive、Dropboxといった法人向けクラウドストレージを活用したリンク共有です。

送付方法	セキュリティ強度	メリット	デメリット
クラウドストレージ	高	閲覧権限の管理、アクセスログの確認、送信後の取り消しが可能。	相手企業のセキュリティポリシーによる閲覧制限。
電子契約サービス	高	署名と送付が一体化。改ざん防止機能（タイムスタンプ）がある。	サービス未導入の相手への説明コスト。
PPAP（旧来）	低	日本の旧来の慣習に沿う。	セキュリティ上の脆弱性。受信拒否のリスク。

1-3. メール契約の法的効力と「注意すべき例外」（民法522条）

民法第522条（契約の成立等）に基づき、契約は原則として当事者の合意があれば、書面の有無に関わらず成立します。したがって、メールによる合意も法的に有効です。

ただし、以下の契約については法律で「書面（または電磁的記録）」の作成が義務付けられているため、注意が必要です。

• 保証契約：書面または電磁的記録によらなければ、その効力を生じない（民法446条）。

• 定期借地権設定契約：公正証書等による書面が必要。

• 特定の重要取引：業界法（建設業法や宅地建物取引業法など）において書面交付が義務付けられている場合がある。

これらの例外を除き、メールでのやり取りは有効ですが、紛争時の立証能力を高めるために、合意内容が明確に残る形式を選択することが不可欠です。

2. 【ケース別】契約書を送付するメールの書き方と例文（送信編）

契約書に関わるメールは、単なる情報の伝達ではなく、企業の誠実さを示す場でもあります。具体的なケース別の例文を紹介します。

2-1. ドラフト（契約書案）の確認を依頼する場合

契約締結の前段階であるドラフト送付では、相手方が修正・検討しやすいよう、ファイル形式や返信期限に配慮します。

件名：【ご確認依頼】〇〇業務委託契約書ドラフトのご送付（株式会社〇〇 氏名） 本文： 株式会社△△ 総務部 〇〇様 いつもお世話になっております。 株式会社〇〇の（自分の氏名）でございます。 先日はお打ち合わせのお時間をいただき、誠にありがとうございました。 本件に関する契約書のドラフトを作成いたしましたので、ご確認をお願いいたします。 【添付資料】 〇〇業務委託契約書_ドラフト.docx 恐縮ながら、内容に相違ないかご確認いただき、 修正点やご質問等ございましたら、202X年〇月〇日（〇）までにご返信いただけますでしょうか。 特段の問題がなければ、上記期日以降に製本（または電子契約の準備）を進めさせていただきます。 ご多忙の折、お手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

2-2. 製本した「紙の契約書」を郵送したことを通知する場合

あえて紙の原本をやり取りする場合、郵送した事実をメールで通知することが、紛失防止と相手方の事務作業軽減につながります。

件名：【発送連絡】〇〇契約書（原本）ご郵送のお知らせ（株式会社〇〇 氏名） 本文： 株式会社△△ 〇〇様 いつもお世話になっております。 株式会社〇〇の（自分の氏名）でございます。 先日合意いたしました「〇〇契約書」につきまして、 本日、署名捺印済みの原本（2部）をレターパックにて発送いたしました。 お手元に届きましたら内容をご確認の上、1部に貴社のご捺印をいただき、 同封の返信用封筒にてご返送いただけますと幸いです。 【郵送詳細】 ・発送日：202X年〇月〇日 ・送付方法：レターパックプラス ・お問い合わせ番号：XXXX-XXXX-XXXX ・到着予定日：202X年〇月〇日頃 書類の到着まで今しばらくお待ちください。 引き続き、よろしくお願い申し上げます。

2-3. 電子契約サービスのリンクを送付する場合

電子契約サービス（クラウドサイン等）からシステムメールが自動送信される場合でも、事前に「これから送る」旨を個別メールで伝えておくと、迷惑メールへの振り分けや見落としを防げます。

件名：電子契約締結のお願い：〇〇契約（株式会社〇〇 氏名） 本文： 株式会社△△ 〇〇様 いつもお世話になっております。 株式会社〇〇の（自分の氏名）でございます。 本件の契約締結について、本メール送付ののち、 電子契約サービス（〇〇名）より署名依頼メールが送信されます。 お手数ですが、メール内のリンクより内容をご確認いただき、 電子署名のお手続きをお願い申し上げます。 サービスの使用方法等でご不明点がございましたら、お気軽にお申し付けください。 よろしくお願いいたします。

3. 【ケース別】契約書を受け取った際の返信マナーと例文（返信編）

重要書類の受領後は、迅速かつ正確なレスポンスが信頼関係を左右します。

3-1. まずは「受領確認」を最優先で送る（24時間以内）

契約書の内容確認に時間がかかる場合でも、まずは「無事に届いたこと」を伝えます。

件名：Re：【ご確認依頼】〇〇業務委託契約書ドラフトのご送付 本文： 株式会社〇〇 （自分の氏名）様 いつもお世話になっております。 株式会社△△の〇〇です。 契約書のドラフトをご送付いただき、ありがとうございました。 本日、確かに拝受いたしました。 これより社内にて内容を確認させていただきます。 改めて、〇月〇日までにご回答申し上げますので、 少々お時間をいただけますでしょうか。 取り急ぎ、受領のご連絡まで。 よろしくお願い申し上げます。

3-2. 内容確認に時間がかかる場合の「クッション言葉」活用術

法務部門の確認などで返信期限を過ぎそうな場合は、事前に状況を伝えることが不可欠です。「あいにく法務担当者が不在にしており」「慎重に精査しておりますため」といったクッション言葉を用い、誠実な姿勢を示します。

3-3. 修正や疑問点がある場合の角が立たない伝え方

「修正してください」と断定するのではなく、「検討した結果、以下の点について再考をお願いしたく存じます」といった提案型の表現を使います。

4．トラブルを防ぐための「原本管理」と「電子帳簿保存法」の鉄則

契約締結が完了した後の保存管理こそ、2025年のビジネスパーソンに求められるコンプライアンスの核心です。

4-1. メール添付されたPDFの必須ルール「検索要件」とは

メールで受領した契約書（PDF等）は、電子帳簿保存法における「電子取引」に該当します。これを適切に保存するためには、以下の検索要件を満たす必要があります。

1. 取引年月日

2. 取引金額

3. 取引先名

これらの項目で検索できるようにファイル名を変更するか、専用の管理台帳（Excel等）を作成してひもづける必要があります。

4-2. 「紙」も「データ」も基本は10年保存が安全

税法上の保管期間は原則7年ですが、会社法上の重要書類の保管義務や、赤字（欠損金）の繰越控除を受ける場合の規定を考慮すると、10年間の保管が実務上の標準です。

4-3. 紙原本の長期保管にはファイルジャパンが推奨される理由

デジタルトランスフォーメーション（DX）が進む一方で、高額な取引や長期的な権利義務が発生する契約については、あえて紙の原本を物理的に保管する企業が少なくありません。物理的な原本は、裁判における証拠力がもっとも高く、改ざんや消失のリスクに対する究極のバックアップとなるためです。

こうした10年単位の長期保管において、安価なファイルでは「表紙の劣化」や「インクの転写」による文字欠損が懸念されます。

大阪美装が展開する「File Japan（ファイルジャパン）」は、昭和46年（1971年）の創業以来、12,000社以上の法人に支持されてきた実績があります。

• 耐久性：長期保存に耐え得る高品質な素材。

• 信頼性：ISO9001認証を取得した厳格な品質管理体制。

• 利便性：1,400,000冊以上の販売実績に基づく、使い勝手のよい豊富なサイズ展開。

メールで迅速に合意した契約だからこそ、その最終形である「原本」を適切に保護することは、企業の品格とリスクマネジメントの象徴です。

まとめ

契約書のメール送付は、単なる事務作業ではなく、企業の信頼性とコンプライアンス意識が問われるプロセスです。

2025年においては、脱PPAPに代表される最新のセキュリティ基準を遵守し、相手方への配慮（追跡通知や受領連絡）を欠かさないことが、円滑なビジネスを支えます。

また、電子帳簿保存法の検索要件への対応といったデジタル管理に加え、重要な契約書については耐久性の高い専用ファイルを用いた「物理的な長期保管」を組み合わせることが、もっとも確実な防衛策となります。

「ファイルジャパン」では、企業の重要な証書を守るための高品質なファイルを1冊からオーダーいただけます。デジタルとアナログを賢く使い分け、安全で強固な契約管理体制を構築してください。