ホテルのインフォメーションブックとは？掲載内容と作り方・改善のポイント

ホテルや旅館の客室に置かれるインフォメーションブックは、館内施設やWi-Fi、フロントへの連絡方法など、滞在中に必要な情報をまとめた案内冊子です。情報が古い、汚れや傷みが目立つ、目的の情報を探しにくいといった状態では、宿泊客に不便を感じさせかねません。

また、表紙やデザインは、ホテルの雰囲気を伝える要素でもあります。本記事では、掲載しておきたい情報や見やすい構成やリニューアルの手順、ファイル選びのポイントを紹介します。

ホテルのインフォメーションブックとは

ホテルのインフォメーションブックは、必要な情報を確認するための実用品である一方、内容や見た目から案内の丁寧さや雰囲気が伝わるものでもあります。ここでは、インフォメーションブックが担う二つの役割を見ていきましょう。

宿泊客へ館内情報や利用方法を伝える

インフォメーションブックには、宿泊中に確認したい情報をまとめて掲載します。一般的な掲載内容は次のとおりです。

• ●館内地図、フロア説明

• ●各施設の営業時間

• ●アメニティ、貸出品などの補足情報

必要な情報がまとまっていれば、宿泊客が客室で確認でき、フロントへの問い合わせを減らすことにもつながります。ただし、情報が載っていても、必要な項目が見つけにくければ十分に役立ちません。

フロントの内線番号や施設の営業時間など、確認する機会が多い情報は目につきやすい場所に配置し、文字の大きさや見出しにも配慮することが大切です。

ホテルのサービスや雰囲気を伝える

インフォメーションブックには、館内サービスを案内する役割もあります。例えば、次のような内容です。

• ●レストランや売店

• ●ルームサービス

• ●マッサージなどの館内サービス

• ●周辺の観光地や飲食店

• ●ホテル独自の取り組みや宿泊プラン

客室で過ごしている間に目を通してもらえるため、宿泊客が館内サービスを知るきっかけになります。

また、内容だけでなく、見た目もホテルの印象に関わります。客室で宿泊客が直接手に取るものだからこそ、汚れや傷みが目立つ状態は避け、ホテルのイメージに合った雰囲気やデザインを意識しましょう。

ホテルのインフォメーションブックに掲載したい内容

インフォメーションブックには、ただ情報量を増やすのではなく、宿泊客が滞在中に確認する機会が多い内容を優先してまとめることがポイントです。ここでは、掲載しておきたい情報を項目ごとに紹介します。

フロントへの連絡方法や非常時の案内

フロントやコンシェルジュへの連絡方法は、宿泊客がすぐに確認できる位置に掲載しましょう。内線番号だけでなく、対応時間や夜間の連絡先などもまとめておくと、必要な場面で迷いません。

非常時に備えて、避難経路や非常口、緊急時の連絡方法も確認できるようにしてください。安全に関わる情報は、客室内に掲示している避難経路図などと内容が食い違わないよう注意が必要です。

緊急時は、宿泊客がページをゆっくり探す余裕がない場合もあります。フロントの連絡先や非常時の案内は、冊子の冒頭や見開きなどすぐ見つけられる位置へ配置し、ほかの情報に埋もれないようにしましょう。

館内施設・設備・サービスの利用案内

インフォメーションブックには、以下のような館内で利用できる施設やサービスの情報もまとめて掲載します。

• ●館内図

• ●レストランや大浴場の営業時間

• ●Wi-Fiの接続方法

• ●アメニティの内容

• ●貸出品の種類

• ●チェックイン、チェックアウトの時間

• ●朝食や客室清掃の時間

時間が決まっているサービスは、利用時間を一覧にすると、宿泊客が必要な情報をすぐに確認できます。また、フロントへ寄せられる質問を振り返り、問い合わせの多い内容を優先して載せる方法も有効です。

宿泊客が客室内で疑問を解消できれば、その都度フロントへ問い合わせる手間を省けます。掲載内容を決める際は、ホテル側が伝えたい情報だけでなく、宿泊客が滞在中に何を知りたいかという視点も反映させましょう。

宿泊約款・利用規則

インフォメーションブックには、ホテルが定める宿泊約款や利用規則も掲載しましょう。宿泊条件や客室の利用時間、料金の支払い、貴重品・手荷物の取り扱いなど、宿泊客が確認しておきたい内容をまとめておくと便利です。

観光庁のモデル宿泊約款には、客室の使用時間や利用規則の遵守、料金の支払い、寄託物や手荷物の取り扱いなどが盛り込まれています。あくまでひな形ですが、参考にしてみてください。

参考：観光庁「モデル宿泊約款」
https://www.mlit.go.jp/kankocho/content/001747987.pdf

ホテルの特徴や周辺観光情報

レストランや売店、ルームサービスなどの情報を掲載することは、滞在の利便性を高める上で重要です。また、周辺の観光地や飲食店、最寄り駅までの行き方などの情報も役立ちます。

観光や食事で外出する宿泊客を想定し、ホテル周辺で必要になる情報をまとめておくとよいでしょう。

見やすいインフォメーションブックの作り方

インフォメーションブックは、情報を載せるだけではなく、宿泊客が必要な内容を迷わず確認できる構成にすることがポイントです。ここでは、見やすくするための工夫と避けたい例をまとめました。

必要な情報を絞り、探しやすい順番に並べる

インフォメーションブックは、情報を多く載せればよいわけではありません。宿泊客が確認する機会の多い内容から順番に整理し、目的の情報へすぐたどり着ける構成にしましょう。

例えば、緊急時の連絡先、館内案内、利用規則、施設紹介、周辺情報といった順番です。目次を設けて各ページの見出しを統一すれば、どこに何が書かれているのかも把握できます。

館内図やイラストを使って内容を伝える

文章だけで説明するよりも、館内図やピクトグラム、イラスト、写真を組み合わせたほうが、情報を直感的に伝えられます。例えば、大浴場やレストラン、非常口などは、文字だけでなく図やアイコンを添えると、位置や用途を把握しやすくなります。

見た目にも統一感を持たせましょう。文字の大きさや書体、見出しの色、写真の使い方などに共通ルールを設けると、ページごとの印象がばらつきません。

古い情報や汚れを残さない

料金や営業時間、サービス内容、電話番号などは、変更がないか定期的に確認しましょう。情報が古いままでは、宿泊客が誤った内容をもとに行動してしまう可能性があります。

修正テープや手書きの訂正が増えている場合は、ページそのものを差し替えるタイミングです。破れやシワ、目立つ汚れがある冊子も、そのまま客室へ置かず交換を検討してください。

内容が正しくても、傷んだインフォメーションブックはホテルの印象を損ねかねません。

インフォメーションブックをリニューアルする手順

インフォメーションブックをリニューアルする際は、現在の内容やフロントへの問い合わせを確認した上で、ページ構成や差し替え方法、完成後の管理ルールまで決めておきましょう。ここでは、リニューアルの流れを3つの手順に分けて紹介します。

現在の掲載内容と問い合わせ内容を確認する

リニューアルでは、最初に既存のインフォメーションブックを見直しましょう。各ページを「残す情報」「修正する情報」「削除する情報」「追加する情報」に分けると、必要な作業を整理できます。

併せて確認したいのが、フロントへ寄せられている問い合わせです。宿泊客から同じ質問が繰り返されている場合、必要な情報が掲載されていない、または掲載場所が分かりにくい可能性があります。

フロントだけで判断せず、客室清掃や料飲などの関係部署からも意見を集めましょう。営業時間の変更やサービス内容の見直しなど、担当部署でなければ把握できない修正点も見えてきます。

ページ構成と差し替え方法を決める

掲載する情報が固まったら、宿泊客が探す順番を意識してページ構成を決めます。フロントへの連絡先、館内案内、利用規則、施設紹介、周辺情報などに分け、目次や見出しもそろえておきましょう。

料金や営業時間のように変更が生じやすい情報は、ページ単位で差し替えられる仕様にしておくと便利です。冊子全体を作り直さずに更新できるため、修正が必要な箇所だけ対応できます。

外国人宿泊客が多いホテルでは、外国語版を同じ冊子に収めるか、言語別に分けるかも検討してください。

完成後の点検・更新ルールを作る

インフォメーションブックは、完成したら終わりではありません。料金や営業時間、サービス内容などに変更が出ることを想定し、点検の頻度や担当部署、更新方法をあらかじめ決めておきましょう。

確認するのは掲載内容だけではなく、表紙やページの汚れ、破れ、金具の不具合なども含みます。修正した日付や内容を記録しておけば、どの情報をいつ見直したのか把握できます。

客室への設置だけではない名入れファイルの活用方法

インフォメーションブック用のファイルは、客室に常設する用途だけでなく、宿泊客へ資料を手渡す場面でも活用できます。ここでは、名入れファイルを活用できる具体的な場面をまとめました。

団体宿泊や法人利用の案内資料をまとめる

団体宿泊や研修、法人利用では、幹事や担当者へ複数の資料をまとめて渡す場面があります。例えば、宿泊者名簿の控えや館内利用の案内、食事会場の案内、スケジュール表などです。

資料をファイルにまとめておけば、担当者が必要な書類を一式で管理できます。ホテル名やロゴを入れたファイルなら、一般的な事務用ファイルとは異なり、施設として統一感のある形で資料を渡せるでしょう。

また、団体や法人とのやり取りでは宿泊当日だけでなく、事前の打ち合わせや資料の送付でもファイルが役立ちます。複数の書類を扱う場面に合わせて、収納する資料の量や用途に適したファイルを選びましょう。

記念日や特別プランの書類を入れて演出する

誕生日や結婚記念日、長寿祝いなどのプランでは、宿泊証明書や記念写真、メッセージカード、プラン特典の案内をファイルにまとめて手渡す方法もあります。

記念として持ち帰る書類だからこそ、一般的なクリアファイルではなく、質感のある表紙を取り入れるのもよいでしょう。ホテル名やロゴを入れれば、宿泊後もホテルの名前が顧客の手元に残ります。

特別なプランでは、サービスの内容だけでなく、書類を渡す場面まで含めて演出を考えることで、通常の宿泊とは異なる特別感につなげられます。

ウェディングの契約書類を新郎新婦へまとめて渡せる

ホテルウェディングでは、新郎新婦と打ち合わせを重ねながら、挙式や披露宴の内容を決めていきます。契約時には、申込書や規約、見積書など、後から確認する書類がかさばりがちです。

契約関係の書類をホテル名やロゴ入りのファイルにまとめて渡せば、新郎新婦が自宅で保管しやすくなります。打ち合わせの際に必要な書類を持参するときにも、ひとまとめになっていると確認しやすいでしょう。

結婚式は新郎新婦にとって大きな契約の一つです。一般的な事務用ファイルではなく、ホテルの雰囲気に合った契約書ファイルを用意することで、契約時の印象にも配慮しましょう。

会員制ホテルやタイムシェアの契約書類をまとめる

会員制ホテルやタイムシェアでは、契約内容や利用条件など、契約後も確認する書類があります。契約時に関連書類を専用のファイルでまとめて渡しておけば、会員が長期間保管する際にも書類がばらばらになりません。

会員権の種類によっては、将来、譲渡や相続に関する手続きが必要になる場合もあります。その際に契約時の書類を確認する可能性もあるため、長く保管することを前提とした渡し方を考えておきたいところです。

ホテル名やロゴを入れた契約書ファイルなら、契約書類をまとめる実用品として使えるだけでなく、会員向けサービスにふさわしい見た目にもできます。長期間保管される書類だからこそ、耐久性や質感も含めてファイルを検討しましょう。

ホテル用インフォメーションブックのファイルを選ぶポイント

インフォメーションブックに使うファイルは、価格だけでなく、設置場所や使用場面、ホテルの雰囲気まで考えて選ぶ必要があります。ファイルを選ぶ際に確認したいポイントを押さえておきましょう。

設置場所や使用場面に合う素材を選ぶ

ファイルの素材は、設置場所や使い方に合わせて選びましょう。客室に常設する場合は、ページの差し替え方法や手入れのしやすさに加え、宿泊客が手に取ったときの質感も確認したいポイントです。

一方、チェックイン時や記念日プランなどで宿泊客へ直接手渡す場合は、レザータイプなど高級感のある素材も適しています。客室のグレードや内装と、ファイルの見た目が合っているかも確認しておきましょう。

安価なファイルには費用を抑えられる利点がありますが、価格だけで決めるとホテルの雰囲気に合わない場合があります。使用する場面を想定した上で、素材や質感を比較してみてください。

ホテル名やロゴを入れて統一感を持たせる

ファイルの表紙にホテル名やロゴを入れると、客室内の備品や案内資料とデザインを統一できます。既製品をそのまま使う場合と比べ、ホテル独自の印象を持たせられる点も特徴です。

ファイルジャパンでは、表紙への名入れにシルク印刷を採用しています。ホテル名やロゴを入れる場合は、表紙の色や素材だけでなく、印刷色との組み合わせも確認しておきましょう。

館内の内装やブランドカラーに合わせて仕様を決めれば、インフォメーションブックだけが周囲から浮くのを防げます。客室に置く備品の一つとして、ホテル全体の雰囲気に合うデザインを選ぶことが重要です。

ファイルジャパン｜商品一覧

現物を確認してから必要な仕様と冊数を決める

ファイルを選ぶ前に、収納する用紙のサイズや枚数、ページを差し替える頻度を整理しておくことも重要です。客室に常設する場合は客室数に予備分を加え、ウェディングや宴会で使用する場合は、参加者数や予備分も踏まえて必要冊数を決めましょう。

素材や色は、Webサイトの写真だけでは判断が難しい場合もあります。特にホテルの雰囲気に合わせたい場合は、表紙の質感や色味、実際に手に取ったときの印象まで確認しておきたいところです。

ファイルジャパンでは、契約書ファイルの現物を確認できる無料サンプルを用意しています。仕様を決める前にサンプルを取り寄せ、掲載する書類との相性やホテルの内装に合うかを確かめてみてください。

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まとめ

ホテルのインフォメーションブックは、館内施設や利用方法を伝えるだけでなく、宿泊客にホテルの雰囲気やサービスを知ってもらう役割もあります。掲載内容を見直す際は、必要な情報を探せる構成になっているか、古い情報や汚れが残っていないかも確認しましょう。

客室への設置に加え、チェックイン時の案内や記念日プラン、ウェディング・宴会で資料を手渡す用途にも名入れファイルを活用できます。ホテルの雰囲気に合う仕様を検討する際は、ファイルジャパンの無料サンプルで色や質感を確認してみてください。

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