文書保管のルール｜書類の保存期間や紛失を防ぐ管理方法

会社で扱う文書には、法律で保存期間が定められている書類や、業務上長く残しておくべき書類などがあります。なかでも、契約書や請求書、領収書などを適切に保管していないと、必要なときに探せないだけでなく、紛失や情報漏えいのリスクにもつながりかねません。

本記事では、文書保管の基本や保存期間の目安、紛失を防ぐ管理方法を解説します。社内の書類管理を見直す際にお役立てください。

文書保管の基本｜保存・管理との違い

文書保管を見直す際は、まず「保管」「保存」「管理」の違いを押さえておきましょう。社内で共通のルールを作るためにも、それぞれの役割を整理しておくことが大切です。

文書保管は業務で使う書類を扱いやすい状態にすること

文書保管とは、業務で使う書類を取り出しやすい場所に置き、必要なときに確認できる状態にしておくことです。

契約書や請求書、見積書、申込書などは、日々の確認や取引先とのやり取りで使う場面が少なくありません。封筒のまま積み重ねたり、担当者ごとに違う場所へ置いたりすると、必要な書類を探すだけで時間がかかります。

紙の書類は、種類別・取引先別・日付順などの基準を決めて整理すると扱いやすくなります。ファイルやラベルを使って分類しておけば、担当者が変わっても書類の場所を把握しやすくなるでしょう。

文書保管は、書類をしまい込むことではありません。業務で使う書類を探しやすく、確認しやすく、きれいな状態で保つための整理方法と捉えましょう。

文書保存は一定期間書類を残しておくこと

文書保存とは、業務で使う機会が少ない書類を必要な期間が過ぎるまで残しておくことです。

会社で扱う文書は、法律や社内規程によって保存期間が定められているものが多くあります。普段は見返さない書類でも、税務調査や取引内容の確認、社内手続きの見直しなどで必要になる場合があるのです。

たとえば、契約書や帳簿、請求書、領収書などは、一定期間保管しておくべき文書として扱われます。使用頻度が低いからといって、担当者の判断で処分しないように注意してください。

文書保管が「使う書類を取り出しやすくすること」だとすれば、文書保存は「残すべき書類を必要な期間まで維持すること」です。保存期間がある文書は、保管中の書類と分け、いつまで残すのか分かる状態で整理しておきましょう。

文書管理は所在や利用状況まで把握すること

文書管理とは、書類の保管場所や保存期間だけでなく、誰が管理し、どのように利用するのかまで把握することです。

たとえば、契約書や顧客情報を含む書類を社内の誰もが自由に持ち出せる状態にしておくと、紛失や情報漏えいにつながるおそれがあります。書類の重要度に応じて、保管場所や閲覧できる人、持ち出しのルールを決めておかなければなりません。

紙の文書を管理する場合は、ファイル名やラベルの付け方もそろえておくと、担当者が変わったときにも引き継ぎやすくなります。どの書類がどこにあり、いつまで保管するのかを確認できる状態にしておきましょう。

文書保管が重要な理由

文書保管のルールを整えることは、社内の確認作業をスムーズにするだけでなく、法律で求められる保存期間を守るうえでも欠かせません。ここからは、文書保管が重要な理由を具体的に見ていきましょう。

法律で保存期間が定められている書類がある

会社で扱う文書の中には、以下のように法律によって保存期間が定められている書類があります。

• ・契約書

• ・帳簿

• ・請求書

• ・領収書

これらは、取引内容やお金の流れを確認するために、一定期間残しておく必要があります。保存期間を確認しないまま書類を処分すると、取引内容を証明できなくなるため注意が必要です。

税務調査や監査、取引先との確認などが必要になったときに該当する書類が見つからなければ、社内対応で無駄な時間がかかってしまいます。

必要な書類をすぐ探せるようにする

文書保管のルールが曖昧だと、必要な書類を探すだけで時間を要します。契約内容を確認したいときや、請求書の控えを見直したいときに保管場所が分からないと、担当者への確認や書庫の探し直しが発生するのです。

紙の書類は取引先名や契約日、書類の種類など、社内で使いやすい基準を決めて分類すると探しやすくなります。ファイルやラベルの表記を揃えておき、担当者が変わっても目的の書類を見つけやすい状態にしておきましょう。

紛失・破損・情報漏えいを防ぐ

重要書類を決まった場所に保管していないと、紛失や破損の原因になります。契約書や顧客情報を含む書類が机の上に置かれたままになっていると、関係者以外の目に触れてしまう可能性も見逃せません。

紙の文書は、書類の重要度に合わせて保管場所を分けることが大切です。持ち出しが必要な書類は利用ルールを決め、長期保存する文書はファイルやキャビネットなどで保護しましょう。

会社で保管が必要な主な文書と保存期間

会社で扱う文書は、種類によって保存期間が異なります。文書の種類ごとに保存期間の目安を確認し、自社で保管すべき書類を整理しておきましょう。

永久保存が望ましい文書

会社の基本情報や権利関係に関わる文書は、長期的に確認できる状態で残しておく必要があります。永久保存が望ましい代表的な文書は以下のとおりです。

• ・定款

• ・株主名簿

• ・登記に関する書類

• ・訴訟に関する書類

• ・長期にわたって効力が続く契約書

これらの文書は、会社の存続や取引の根拠に関わるため、ほかの書類と混在させず、重要書類として分けて管理しましょう。保存期間を決めにくい文書ほど、保管場所や管理担当者を明確にしておくことが大切です。

10年間保存する文書

会社の意思決定や経営状況に関わる文書には、10年間の保存が必要とされるものがあります。代表的な文書は以下のとおりです。

• ・株主総会議事録

• ・取締役会議事録

• ・決算書

• ・満期または解約となった契約書

• ・会計帳簿に関係する一部の書類

これらの文書は、会社の経営判断や取引の経緯を確認する際に使われます。日常的に見返す機会は少なくても、いつでも内容を確認できるよう、年度ごとに分けて保管しておきましょう。

7年間保存する文書

経理や税務に関係する文書には、7年間の保存が必要とされるものがあります。取引内容やお金の流れを確認するため、以下の書類はまとめて管理しておきましょう。

• ・仕訳帳

• ・総勘定元帳

• ・現金出納帳

• ・貸借対照表

• ・損益計算書

• ・棚卸表

• ・領収書などの取引関係書類

これらの文書は、日々の取引を記録するうえで欠かせない書類です。取引先別や年度別に分けてファイルへまとめておくと、後日確認が必要になったときに探しやすくなります。

5年・3年・2年など保存期間が異なる文書

人事や労務に関係する文書は、書類の種類によって保存期間が異なります。代表的な文書は以下のとおりです。

• ・従業員の身元保証書

• ・雇用契約書

• ・労働者名簿

• ・賃金台帳

• ・雇用保険に関する書類

• ・健康保険や厚生年金保険に関する書類

なお、労働者名簿や賃金台帳などの労働関係書類は原則5年保存ですが、経過措置により当分の間は3年保存とされています。処分する際には、厚生労働省などの最新情報を確認しましょう。

文書保管ルールを社内で作るときのポイント

文書保管のルールは、書類をきれいに並べるためだけではありません。保存期間や保管場所、管理担当者、分類方法をそろえておくことで、必要な書類を探しやすくなり、誤廃棄や紛失の防止にもつながります。

社内で迷わず運用できるよう、文書の扱い方を具体的に決めておきましょう。

書類の種類ごとに保存期間を決める

文書保管のルールを作る際は、書類の種類ごとに保存期間を決めましょう。契約書や請求書、人事書類、会議資料などを同じ基準で扱うと、残す書類と処分できる書類の判断があいまいになってしまいます。

保存期間を決めるときは、法令で期間が定められている文書と、社内判断で残す文書に分けることが重要です。契約書や帳簿類、領収書などは後日確認が必要になる場面もあるため、種類ごとに保管期限を確認してください。

保管場所と管理担当者を明確にする

文書保管では、書類の置き場所と管理担当者を決めておく必要があります。保管場所が担当者ごとに違うと、必要な書類を探すたびに確認が発生してしまうのです。

契約書や顧客情報を含む書類は、机や共有スペースに置いたままにせず、書庫やキャビネットなど決まった場所で管理しましょう。閲覧できる人や持ち出しのルールもあわせて決めておくと、紛失や情報漏えい防止につながります。

ファイル名・ラベル・分類方法を統一する

紙の書類を探しやすくするには、ファイル名やラベルの付け方を社内で揃えましょう。担当者ごとに表記が違うと、同じ種類の書類でも保管場所を見つけにくくなります。

書類名や取引先名、契約日、年度など、業務で確認しやすい基準を決めておくことが大切です。また、略称と正式名称が混在しないようにするなどの表記ルールが統一されていれば、担当者が変わったあとも書類を探しやすくなります。

保存期間を過ぎた書類の処分ルールも決めておく

残す書類だけでなく、保存期間を過ぎた書類の扱いも決めておきましょう。不要な文書を残し続けると保管場所を圧迫し、必要な書類まで探しにくくなります。

処分する際は、保存期間が過ぎているか、社内で確認が必要な書類ではないかを確認しておくことが重要です。契約書や経理書類のように後から照合する可能性がある文書は、担当者だけで判断せず、社内ルールに沿って扱う必要があります。

とくに、顧客情報や取引情報を含む書類はそのまま捨てるのではなく、情報が外部に漏れない方法で処分してください。

紙の文書を長期保管するときの注意点

紙の文書は、保管環境や扱い方によって状態が変わります。ここでは、紙の文書を長期保管するときの注意点をまとめました。

折れ・汚れ・破損を防ぐ

紙の書類は保管中に折れたり、汚れたりすることがあります。長期保管が必要な契約書や証書類は、むき出しのまま置かず、ファイルや保管用品にまとめておきましょう。

とくに、複数枚の書類をクリップだけで留めている場合は、抜け落ちや折れが起こる原因になります。また、封筒に入れたまま保管していると中身を確認しにくく、必要な書類を探す手間も増えがちです。

書類の種類ごとにファイルへまとめておけば、紙面の傷みを抑えながら、確認時にも取り出しやすくなります。

重要書類はほかの書類と分けて保管する

契約書や証書類などの重要書類は、日常的なメモや一時的な資料と分けて保管しましょう。種類の異なる書類が混在していると、必要な文書を探しにくくなるだけでなく、誤って処分してしまうおそれもあります。

とくに、取引先との契約内容や顧客情報を含む書類は、扱える人や保管場所を明確にしておきたい文書です。共有スペースに置いたままにせず、決まったファイルやキャビネットで管理しましょう。

取り出しやすさと保護のしやすさを両立させる

紙の文書を長期保管する場合、必要なときに取り出せる状態でなければ、契約内容の確認や社内手続きに時間がかかります。

一方で、取り出しやすさだけを優先して机や棚に置いたままにすると、折れや汚れ、紛失の原因になりかねません。長く残す書類は種類や保存期間ごとに分け、ファイルやラベルで中身が分かるようにしておきましょう。

文書保管では、守りやすさと探しやすさの両方を意識してください。

契約書や重要書類の保管に専用ファイルを活用するメリット

契約書や証書類などの重要書類は、ひとまとめに整理できて保管中の破損も防げる専用ファイルの活用がおすすめです。ここでは、契約書や重要書類の保管に専用ファイルが適している理由を解説します。

書類をひとまとめにして紛失を防ぎやすい

契約書や重要書類は、関連する書類を一式でまとめておくと管理しやすくなります。契約書本体や添付書類、控え書類などが別々の場所にあると、確認時に抜け漏れが起きがちです。

専用ファイルにまとめて保管すれば、必要な書類を一度に確認できます。取引先別や案件別に分けておけば、社内で探すときも迷いにくくなるでしょう。顧客へ書類を渡す重要な文書ほど、まとまりのある状態で保管し、紛失を防げる形にしておくことが大切です。

顧客へ渡す書類の見た目を整えられる

不動産会社などでは、契約書や重要事項説明書などを顧客へ渡す場面があります。内容に不備がないことはもちろん、書類の渡し方にも配慮したいところです。

書類をそのまま封筒に入れたり、クリップで留めただけで渡したりすると、枚数が多い場合にまとまりにくくなります。契約書類一式をファイルに入れて渡せば、顧客が中身を確認しやすく、保管もしやすくなるのがメリットです。

契約書類にはファイルを活用し、丁寧な会社であることを印象づけましょう。

大切な文書の長期保存に適している

長く残す必要がある文書は、簡易的なクリアファイルや封筒だけでは管理しにくい場合があります。契約書や証書類は、あとから内容を確認する場面があるため、折れや汚れを防ぎながら保管できる形にしておきましょう。

ファイルは、関連書類をまとめた状態で保管したいときに便利です。書類の種類や案件ごとに分けておけば、保管期間中も中身を確認しやすく、必要なときに取り出せます。

大切な文書ほど紙面を守りながら管理できるファイルを使い、長期保管中の紛失や破損を防ぎましょう。

文書保管にはファイルジャパンの専用ファイルが便利

ファイルジャパンでは、契約書や証書類などの重要書類を整理しやすい専用ファイルを取り扱っています。ここでは、ファイルジャパンのファイルが文書保管に役立つポイントを紹介します。

契約書ファイルや証書ファイルを用途に合わせて選べる

ファイルジャパンでは、紙の重要書類をまとめられる以下のファイルを取り扱っています。

• ・レザータイプ（2つ折り）

• ・レザータイプ（3つ折り）

• ・レザータイプ（2つ折り・背表紙付き）

• ・高級レザータイプ（2つ折りベルト付き）

• ・ポリプロピレン製（2つ折り）

• ・レザータイプ（2つ折りリング式）

• ・レザーコンパクトタイプ（2つ折り）

たとえば、契約書類をすっきりまとめたい場合は2つ折りタイプ、複数枚の書類を収めたい場合は3つ折りタイプが候補になります。棚で保管する書類には背表紙付き、書類の差し替えが想定される場合はリング式というように、使う場面に合わせて選べる点も特徴です。

不動産会社や士業の事務所では、契約時に複数の重要書類をまとめて扱う場面があります。書類の枚数や保管方法に合うファイルを用意しておけば、社内での管理だけでなく、顧客へ渡す際の体裁も整えることが可能です。

内袋をカスタマイズして書類を整理しやすい

ファイルジャパンでは、ファイルに入れる書類に合わせて、内袋のカスタマイズをすることができます。

領収書を分けて入れられる内袋や、厚みのある書類を収めやすいマチ付きの内袋など、用途に合わせてカスタマイズできるため、契約書類だけでなく、領収書や控え書類などを一緒にまとめたい場合にも便利です。

書類の種類ごとに入れる場所を分けておけば、あとから内容を確認するときにも探しやすいでしょう。

契約書類は、契約書本体だけで完結するとは限りません。関連書類や領収書などもまとめて保管したい場合は、ファイルジャパンのファイルをご活用ください。

不動産会社の契約書類の保管・引き渡しに使いやすい

不動産会社では、契約時に複数の書類をまとめて扱います。売買契約書や賃貸借契約書、重要事項説明書など、顧客へ渡す書類が多くなる場面では、書類をばらばらの状態にしない工夫が必要です。

ファイルジャパンのファイルは、以下のような場面で活用できます。

• ・契約書類を顧客へ渡すとき

• ・店舗や事務所で控え書類を保管するとき

• ・案件ごとに書類を整理するとき

• ・書類の抜け漏れを確認するとき

書類をファイルにまとめておけば、顧客が持ち帰った後も保管しやすくなります。社内で控えを管理する場合も案件別や顧客別に分けやすく、後から契約内容を確認しやすい形で保管可能です。

契約書類は、取引後も長く残る大切な文書です。保管時の扱いやすさと、顧客へ渡すときの体裁を両方考えるなら、不動産会社の実務に合うファイルジャパンのファイルをチェックしてみてください。

まとめ

文書保管は、会社の書類をただ残しておく作業ではありません。保存期間を守り、必要な書類をすぐに探せる状態にし、紛失や破損を防ぐための社内ルール作りが必須です。

紙の書類をきれいにまとめ、紛失を防ぎながら保管したい場合は、用途に合ったファイルを活用すると管理しやすくなります。とくに、契約書や証書類などの重要書類は保管しやすさだけでなく、顧客へ渡す場面での見た目にも配慮しましょう。

ファイルジャパンでは、重要書類の保管や引き渡しに適した商品を取り扱っています。社内の文書保管ルールを整えるタイミングでは、用途に合うファイルをご活用ください。