書類のファイリング方法｜整理のコツと重要書類に適したファイルの選び方

書類をファイリングしているつもりでも、必要な書類がすぐに見つからなかったり、顧客ごとの資料がばらばらになったりするケースは少なくありません。紙の書類は、分類や保管場所のルールを決めておかないと、机や棚に乱雑な状態で放置されてしまいがちです。

本記事では、書類をファイリングする基本手順や探しやすくするコツ、重要書類に適したファイルの選び方を解説します。書類のファイリング方法について詳しく知りたい方は、ぜひ参考にしてみてください。

書類のファイリングは必要な書類をすぐ取り出せるように整理すること

書類を保管していても、必要なときにすぐ見つからなければ、業務では扱いにくい状態です。ここでは、書類のファイリングの意味と目的を解説します。

ファイリングは書類を分類して管理しやすくする作業

ファイルに入れただけの書類は、探すときに中身を確認する手間が残ります。契約書類や物件資料、請求書類などが混在していると、目的の書類にたどり着くまで時間がかかるでしょう。

書類を扱いやすくするには、業務で使う場面に合わせた分類が必要です。不動産会社であれば、顧客別や物件別、契約別などの単位で分ける方法があります。

また、分類した書類を戻す場所を決めておくことも大切です。保管場所が曖昧なままだと、時間が経つにつれて書類が別の場所へ移り、再び探しにくい状態に戻ってしまいます。

書類を探す時間を減らすことがファイリングの目的

ファイリングの目的は、書類をきれいに並べることだけではありません。必要な書類をすぐ取り出せる状態にして、確認や共有にかかる時間を減らすことが目的です。

契約書類や物件資料の置き場所が決まっていないと、顧客から問い合わせを受けたときや、契約内容を確認したいときに手間がかかります。書類を探す時間が増えるほど、顧客対応や社内確認に使える時間も削られてしまうのです。

顧客別や物件別、契約別などの基準でファイリングしておけば、目的の書類をすばやく探せるようになります。

書類がばらばらになりやすい原因

書類がばらばらになる背景には、保管する書類と処分する書類の混在や、分類ルールの曖昧さがあります。ここでは、書類がばらばらになりやすい原因について見ていきましょう。

保管する書類と処分する書類が混在している

書類がばらばらになる原因のひとつが、残す書類と処分する書類が同じ場所に置かれている状態です。古い資料や重複したコピー、確認済みのメモなどが残ったままだと、保管すべき書類まで埋もれてしまいます。

たとえば不動産会社では、契約書類や重要事項説明書のように保管が必要な書類と、一時的に確認するだけの物件資料や社内メモが混ざりやすい場面があります。すべてを同じファイルや棚に入れてしまうと、目的の書類を探すたびに余計な確認作業が発生してしまうのです。

分類ルールが担当者ごとに違う

書類の分け方が担当者ごとに違うと、社内の誰もが同じ基準で探せなくなります。ある人は顧客別、別の人は物件別、さらに別の人は日付順で保管している状態では、無駄な作業が発生しかねません。

担当者だけがわかる分類にしていると、休みや引き継ぎの際に、ほかの社員が書類を探す手間を抱えることになります。分類ルールは顧客別や物件別、契約別など、社内で共通して使える形にしておくことが大切です。

一時置き場が決まっていない

未処理の書類や確認中の資料を置く場所が決まっていないと、机や棚の空いた場所に書類がたまりがちです。処理前の書類と保管済みの書類が混ざれば、確認が終わっているのかどうかも判断しにくくなります。

申込書や契約前の確認書類など、途中段階の書類を扱う際に仮置きの場所が決まっていない状態では、担当者の机に書類が残り、ほかの社員が進捗を把握できません。

書類を探しやすくするファイリングのコツ

書類を分類しても、保管場所や見出しの付け方が曖昧だと、使うたびに探す手間が残ります。日常的に使う書類ほど、取り出しやすさと戻しやすさを意識した管理が必要です。

ここでは、書類を探しやすくするファイリングのコツを解説します。

使用頻度に合わせて保管場所を変える

毎日使う書類と、長期保管する書類を同じ場所に置くと、よく使う書類が取り出しにくくなります。たとえば、使用頻度の高い書類は手元に近い場所へ、確認の機会が少ない書類は棚やキャビネットへ分けるのが基本です。

業務の中では、進行中の契約書類や資料を確認する場面が多くあります。一方で、契約後に長期保管する書類は、日常的に使う書類とは別の場所にまとめたほうが、探す際の手間を減らせます。

ラベルや見出しで中身がわかるようにする

ファイルの背表紙や見出しに何も書かれていないと、目的の書類を探すたびに中身を確認しなければなりません。顧客名や物件名、年度、書類の種類などを記載しておけば、ファイルを開く前に内容を判別できます。

不動産会社では、似たような契約書類や物件資料を複数扱う場面も少なくありません。ラベルの表記が担当者ごとに違うと、同じ書類でも探し方が変わってしまいます。社内で表記ルールをそろえておき、誰が見ても目的の書類へたどり着きやすい状態に保ちましょう。

分類ルールは細かくしすぎない

書類を細かく分けすぎると、どのファイルに入れるべきか迷いやすくなります。分類の数が多いほど判断に時間がかかり、担当者によって保管場所が分かれる原因にもなりかねません。

たとえば、顧客別や物件別、契約別、年度別をすべて細かく分けると、ひとつの書類に複数の候補が出てきます。日々の業務で使うファイルは細かく分けすぎるより、探すときに迷わない分類にしておきましょう。

社内保管用と顧客に渡す書類用を分ける

同じ書類でも、社内で保管する場合と顧客や取引先へ渡す場合では、ファイルに求める役割が変わります。社内保管用では、探しやすさや収納しやすさが重視される一方で、顧客や取引先に渡す書類は、見た目や扱いやすさにも配慮が必要です。

契約書類や申込書類などを紙の束のまま渡すと、受け取った側に悪い印象を与えかねません。社内で管理する書類と、相手に渡す書類を分けて考えましょう。

契約書類はまとめて保管しやすい形にする

契約書類は、作成後も確認する機会がある重要書類です。契約書や関連資料が別々に保管されていると、必要な内容を確認するまでに手間がかかります。

契約ごとに書類を一式でまとめておくと、社内で確認するときも、顧客や取引先へ渡すときも扱いやすくなります。関連書類が同じファイルに入っていれば、書類の抜けや紛失にも気づきやすいでしょう。

書類をファイリングする基本の手順

書類を整理する際は、いきなりファイルへ入れるのではなく、残す書類を選び、用途や種類ごとに分けてから適切な保管場所に収めることが大切です。ここでは、書類をファイリングする基本的な手順を解説します。

①不要な書類を取り除く

ファイリングの前に行いたいのが、保管する必要のない書類の整理です。古い資料や重複したコピー、役割を終えたメモまで残していると、残すべき書類を入れるスペースが圧迫されます。

ただし、契約書類や請求書、法令や社内規程で保存期間が決まっている書類は、安易に処分できません。判断に迷う書類はすぐに捨てず、保存期間や社内ルールを確認しましょう。

②書類を種類・用途・保存期間で分ける

残す書類を決めたら、種類や用途ごとに分類しましょう。契約書や顧客書類、請求書、社内確認書類などが混ざったままでは、必要な書類を探すたびに中身を確認しなければなりません。

日常的に確認する書類と一定期間だけ保管する書類、長期保存が必須の書類では、置き場所や管理方法も変わります。種類だけで分けるのではなく、用途や保管期間もあわせて整理しておきましょう。

③保管場所を決める

書類を分類したら、保管する場所を決めましょう。置き場所が曖昧だと、担当者ごとに戻す場所が変わり、時間が経つほど書類が散らかりやすくなります。

保管場所は、書類の使用頻度に合わせて決めるのがおすすめです。よく使う書類は取り出しやすい棚や引き出しへ、長期保管する書類はキャビネットや書庫へ分けると、日常業務で探す手間を省けます。

契約書類のファイリングはファイルジャパンの契約書ファイルがおすすめ

契約書類や重要書類を顧客や取引先へ渡す場合は、社内保管とは別に、見た目や保管のしやすさにも配慮したいところです。紙の束のまま渡すより、専用ファイルに一式でまとめるほうが、大切な書類として扱っている印象を残せます。

ここでは、契約書類の整理におすすめの、ファイルジャパンの契約書ファイルの特徴を紹介します。

契約書類や重要書類を一式でまとめやすい

ファイルジャパンの契約書ファイルは、内袋の枚数をカスタマイズできるなど、契約書類や関連資料を一式でまとめられるのが特徴です。大切な書類をまとめて渡せることは、業務上の整理だけでなく、相手への配慮にもつながります。

契約書類を丁寧に扱う姿勢も伝わり、受け取る側にも好印象を残せるでしょう。

社名や店舗名入りのファイルで会社らしさを出せる

契約書類を渡すファイルに社名や店舗名が入っていると、受け取った側に会社としての印象が残ります。紙の書類をまとめるだけでなく、自社の備品として見せられる点が魅力です。

ファイルジャパンでは、くっきりと文字が見やすいシルク印刷の契約書ファイルを用意しています。会社名入りのファイルにまとめることで、顧客や取引先へ丁寧に書類を渡す会社であることを印象付けましょう。

高級感のある契約書ファイルで顧客を大切にしている姿勢を伝えられる

契約書類や重要書類を紙の束で渡すより、契約書ファイルにまとめたほうが、大切な書類として扱っている印象を残せます。とくに、高級感のあるレザータイプの契約書ファイルは、重要書類を丁寧に渡したい場面におすすめです。

クッション入りの表紙で手触りがよく、耐久性にも優れています。ファイルが広がってしまうのを防ぐベルトも備えているなど、細部にまでこだわっているのが特徴です。

まとめ

書類のファイリングは、紙の書類をきれいに収納するだけでなく、目当ての書類をすぐ取り出せるようにするための作業です。不要な書類を取り除き、種類・用途・保存期間で分類しておくと、探しやすい状態で保管できます。

契約書類や重要書類を整理する際は、使いやすさはもちろん、見た目も会社の印象に影響する大切な要素です。顧客への信頼を高めるためにも、使いやすさやデザイン、仕様にこだわっているファイルジャパンの契約書ファイルをご活用ください。