建設業の契約書に必要な記載事項｜種類・保管方法・管理上の注意点

建設業では、工事内容や請負代金、工期などを明確にするために、契約内容を記載した書面を作成し、相互に交付する必要があります。口約束や簡単なやり取りだけで工事を進めると、追加工事や支払い、工期変更をめぐって認識がずれるおそれがあります。

また、契約書だけでなく注文書や約款、見積書、打合せ記録など、案件ごとに扱う書類も少なくありません。本記事では、建設業の契約書に必要な記載事項や主な種類、保管方法、契約書類に関する注意点を解説します。

建設業の契約書は工事規模にかかわらず必要

建設業では、工事の規模にかかわらず、請負契約の内容を書面で確認できる状態にしておくことが欠かせません。口約束や簡単なやり取りだけで工事を進めると、工事範囲、追加費用、工期などをめぐって認識がずれる場合があります。

ここでは、建設工事の請負契約で書面交付が必要になる理由と、注文書・請書で契約する場合の注意点を解説します。

建設工事の請負契約は書面で交付する必要がある

建設工事の請負契約では、工事内容や請負代金、工期などを契約書面に記載し、契約当事者が相互に交付する必要があります。書面交付の義務は、元請契約・下請契約を問わず、建設工事の請負契約全般に適用されます。

書面を交付する目的は、契約内容を後から確認できる状態にすることです。工事名や金額だけでなく、着手時期や完成時期、支払い条件などを明確にしておけば、工事中や引渡し後に認識のずれが起きた場合も、契約時の内容を確認しやすくなります。

口約束のまま工事を進めると認識違いが起こりやすい

建設工事では、工事範囲や使用する材料、工期、支払い時期、追加工事の扱いなど、確認すべき項目が多岐にわたります。契約書を作成しないまま工事を始めると、施主と施工会社の間で「どこまでが契約に含まれるのか」が曖昧になりかねません。

たとえば、予定になかった作業が発生した場合、当初の請負代金に含まれるのか、追加費用として扱うのかで認識が分かれることがあります。また、工期が延びたときに、その理由や延長後の期限を記録していなければ、責任の所在や対応をめぐって話し合いが長引くおそれもあります。

注文書・請書で契約する場合も記載事項を確認する

建設業では契約書ではなく、注文書と請書のやり取りで契約する場合もあります。ただし、注文書や請書を使う場合でも、建設業法で求められる記載事項を満たしているかの確認が必要です。

注文書には工事内容や金額が書かれていても、工期、支払い条件、変更時の扱いなどが不足している場合があります。必要な項目が抜けたままでは、後から契約内容を確認したいときに支障が出ます。

契約書という名称にこだわるよりも、工事内容、請負代金、工期、支払い条件などを確認できる状態にしておくことが大切です。

建設業法で定められた契約書の主な記載事項

建設業の契約書は、工事中の変更や引渡し後の対応のためにも、契約時に確認する項目を整理しておくことが大切です。ここでは、建設業の契約書に記載する主な項目を解説します。

工事内容・請負代金・工期は契約書の基本項目

建設業の契約書では、工事内容と請負代金、工事の着手時期、完成時期をまず確認するのが基本です。工事名が同じでも施工範囲や使用する材料、仕様が変われば、必要な作業や金額も異なります。

たとえば、同じ改修工事でも、どこまでを施工範囲に含めるのか、材料は支給なのか施工会社が用意するのかによって、契約内容は大きく変わります。見積書や工程表、請求書と照らし合わせるときに備えて、契約書には基本条件を残しておきましょう。

変更・中止・不可抗力の扱いも契約書で決めておく

建設工事では、契約後に設計変更や工事内容の追加、一部中止が発生する場合があります。台風や地震など、当事者だけでは避けにくい事情によって、工期や施工方法を見直す場面も少なくありません。

変更時の扱いが契約書に書かれていないと、請負代金を変更するのか、工期を延長するのか、発生した損害をどちらが負担するのかの判断が難しくなるでしょう。小さな変更でも、材料費や人件費が増えれば、後から費用をめぐる話し合いになることがあります。

検査・引渡し・支払い・紛争解決の項目も確認する

工事が完了した後は、完成検査や引渡し、請負代金の支払いなどを進めます。契約書には、工事中の条件だけでなく、完成後にどのような手順で確認し、いつ支払いを行うのかも記載しておかなければなりません。

完成後に不具合が見つかった場合に、どの範囲まで対応するのか、誰が費用を負担するのかで認識が分かれることがあります。支払い時期や検査方法があいまいなままだと、工事が終わった後に取引先との話し合いが長引く場合もあります。

建設業で扱う契約書と関連書類の種類

建設業では、工事請負契約書だけでなく、下請契約書や基本契約書、注文書、請書など複数の書類を扱います。契約内容や変更経緯を後から確認できるよう、書類の種類ごとに役割を押さえておきましょう。

工事請負契約書・下請契約書・基本契約書

建設業で主に扱う契約書は、発注者と受注者が交わす工事請負契約書です。工事内容や請負代金、工期、支払い条件などを確認し、契約内容を明確にするために作成します。

下請契約書は、元請会社が下請会社へ工事を依頼する場合の書類です。元請・下請の関係では、工事の範囲や代金、工期、支払い条件をあいまいにすると、後から認識のずれが起こりやすくなります。

継続して取引する相手とは、基本契約書で共通の取引条件を定め、案件ごとに個別契約書や注文書・請書で具体的な内容を確認する方法もあります。

注文書・請書・約款・打合せ記録も案件ごとに整理する

契約内容を確認する際は、契約書だけを見れば十分とは限りません。建設業では、工事内容や変更経緯を確認するために以下の資料も必要です。

• ・注文書

• ・請書

• ・約款

• ・見積書

• ・工程表

• ・打合せ記録

契約後に仕様変更や追加工事があった場合、契約書だけでは細かな経緯を追いにくいことがあります。打合せ記録や見積書、注文書などを一緒に確認できれば、どの時点で何を合意したのかを見返せます。

工事ごとに関連書類が分散していると、担当者が変わったときや取引先から問い合わせを受けたときに、探す手間が増えてしまいます。

建設業の契約書は案件ごとに保管・管理する

建設業許可を有する建設業者は、帳簿やその添付書類を一定期間保存する必要があります。契約書や契約書の写しも後から確認する機会があるため、案件ごとに分けて管理しておきましょう。

契約書や写しは帳簿の添付書類として保存する

契約書や契約書の写しは、後日契約内容を確認するための資料として扱います。保管するときは、工事名や発注者名、契約日などを基準に分けておきましょう。

年度別にまとめるだけでは、特定の工事を確認したいときに時間がかかる場合があります。案件ごとに契約書や関連書類を分けておけば、社内確認や取引先対応、行政対応が必要になった場面でも安心です。

完成図・打合せ記録・施工体系図も関連書類として扱う

建設業では、契約書だけで工事の全体像を把握できないことがあります。工事内容や施工体制、変更の経緯を確認するためにも、完成図・打合せ記録・施工体系図などを関連書類として保管しておきましょう。

たとえば、工事中に仕様変更があった場合、契約書だけでは変更の理由や話し合いの内容までは把握できません。打合せ記録や完成図をあわせて保管しておけば、どのような経緯で内容が変わったのかを確認できます。

紙の契約書は原本・控え・交付用を分けて管理する

紙の契約書を扱う場合は、原本や控え、施主・取引先へ渡す書類を分けて管理しましょう。どの書類が社内保管用で、どの書類を相手に渡したのかが曖昧になると、後から確認するときに混乱しかねません。

原本は社内の決められた場所に保管し、控えや関連書類は案件ごとにまとめておきましょう。施主や取引先へ渡す書類についても、契約書、見積書、工程表、保証書などを一式で整理しておけば、相手が必要な書類を探しやすくなります。

契約書の渡し方や保管状態は建設業としての信頼にも関わる

契約書類は、会社の対応姿勢が表れやすい書類です。内容に不備がないことはもちろん、どのような状態で渡すか、社内でどう保管しているかによって、施主や取引先が受ける印象も変わります。

ここでは、契約書類を確認しやすく整理して渡す工夫と、案件ごとに管理する考え方をまとめました。

施主や取引先へ渡す契約書類は確認しやすく整理する

契約時に渡す書類は、契約書だけとは限りません。見積書や約款、工程表、保証書などをあわせて渡す場合は、書類の種類や確認する順番が分かるように整理し、受け取る側が内容を見返しやすくしましょう。

ただし、一式をそのまま重ねて渡すだけでは、どこに何の書類があるのか確認しにくくなります。契約内容や工期、保証など調べたい内容に応じて、確認したい書類へすぐたどり着ける状態が望ましいです。

施主や取引先が後から確認する場面まで考えて渡すことで、書類の扱いが丁寧な会社という印象にもつながります。

名入れ契約書ファイルは会社名を自然に印象づけられる

契約書類は、施主や取引先の手元に長く残る書類です。会社名やロゴを入れた契約書ファイルで渡せば、重要書類を保管しやすくすると同時に、どの会社と交わした契約なのかも確認しやすくなります。

建設工事では、契約後に工事内容や工程、保証内容を確認する場面が少なくありません。契約書類が会社名入りのファイルにまとまっていれば、相手は必要な書類を探しやすく、会社名も自然に目に入ります。

建設業でも契約書ファイルを案件ごとに用意しておくと管理しやすい

建設業では、ひとつの案件で契約書や注文書、請書、見積書、打合せ記録など複数の書類を扱います。書類の種類が増えるほど、どの案件の書類なのか、原本なのか控えなのかが分かりにくくなることも少なくありません。

契約書ファイルは、案件ごとに関係書類をひとまとまりで管理できるのがメリットのひとつです。社内保管用と施主への交付用を分ける場合も、ファイル単位で整理しておくと取り違えを防げます。

担当者が不在のときや過去の工事内容を確認したいときも、案件別にまとまっていれば探す手間を減らせるのも利点です。契約書ファイルは書類を入れるためだけでなく、契約書類の管理方法を社内で統一したい場合にも役立ちます。

建設業の契約書管理にはファイルジャパンの契約書ファイルを活用しよう

契約書類を丁寧に扱うなら、書類の内容だけでなく、保管や交付に使うファイルにも目を向けましょう。ここでは、ファイルジャパンの契約書ファイルの特徴を紹介します。

契約書ファイルを専門的に扱うECサイトで選べる

ファイルジャパンは、契約書ファイルを専門に扱う通販サイトです。用途に合わせて、重要書類を渡す場面に使いやすいファイルを探せます。

建設業では、契約書や注文書、工程表など、案件ごとに複数の書類を扱います。契約書類に合うファイルを用意しておけば、施主や取引先へ渡す書類を丁寧にまとめられるのがメリットです。

シルク印刷の名入れで会社名を入れられる

ファイルジャパンでは、シルク印刷による名入れに対応しています。契約書ファイルに会社名やロゴを入れれば、施主や取引先へ渡す書類に自社の名前を自然に添えられます。

建設業の契約書類は契約時だけでなく、工事中や引渡し後にも保管される重要な書類です。会社名入りのファイルにまとめておけば、どの会社との契約書類なのかをひと目で確認できます。

重厚感のある契約書ファイルで重要書類を丁寧に渡せる

ファイルジャパンでは、重厚感のあるレザータイプの契約書ファイルを取り扱っています。高級仕様のファイルも選択でき、クッション入りの表紙で手触りも良いのが特徴です。また、ベルトを備え、ファイルが広がらないように工夫しています。

薄い封筒や一般的なクリアファイルでは、書類の重要度が伝わりにくく、重要な書類を扱う建設業にはふさわしくありません。高級感にあふれ、高い耐久性も実現しているファイルジャパンの契約書ファイルをぜひチェックしてみてください。

まとめ

建設業の契約書は工事内容や請負代金、工期、支払い方法、変更時の扱いなどを明確にするために必要な書類です。契約書を作成せずに工事を進めると、追加費用や工期、検査、支払いをめぐるトラブルにつながりかねません。

また、建設業では契約書だけでなく、案件ごとに多くの書類を扱います。必要な書類をすぐ確認できるように、案件別に原本・控え・交付用に分けて保管しておきましょう。

ファイルジャパンでは、重要な書類の保管に適した契約書ファイルを取り扱っており、シルク印刷による名入れにも対応しています。施主や取引先へ重要書類を丁寧に渡したい場面では、ファイルジャパンの契約書ファイルをぜひご活用ください。