法人における保険証券の保管期間｜管理しやすくする分類方法を解説

法人で加入している保険の証券は、事故や災害時の補償確認、保険金請求、契約内容の見直しなどに必要となる重要書類です。

一方で、保険証券そのものに「法人は何年間保管する」と明記した法令はありません。したがって、契約中は確実に保管し、契約終了後は法人税法上の書類保存期間を踏まえて管理することが大切です。

本記事では、法人における保険証券の保管期間の目安や、保管していない場合のリスク、紙・電子データ別の管理方法をまとめました。あわせて、保険証券を探しやすくする分類方法や、長期保管に適したファイルの活用方法も紹介します。

法人における保険証券の保管期間はいつまで？

法人の保険証券は、契約中であれば保険金請求や契約内容の確認に備え、保管しておく必要があります。契約終了後は、保険証券そのものに一律の保存年限があるわけではないため、法人税法上の書類保存期間を基準に運用を決めると迷いません。

国税庁では、法人が取引に関して作成・受領した書類を、確定申告書の提出期限の翌日から原則7年間保存すると示しています。保険証券も保険契約や保険料支払いの根拠を確認する書類として、契約中・契約終了後に分けて管理しましょう。以下でさらに詳しく解説します。

契約中の保険証券は必ず保管する

契約中の保険証券は、保険契約の内容を確認するために手元で管理しておく書類です。事故や災害、入院、死亡などが発生した際は、証券番号や契約内容を確認した上で、保険会社へ請求手続きを進めます。

保険証券が見つからない場合でも、契約そのものがすぐに無効になるわけではありません。ただし、担当者が契約内容を確認できなければ、請求先の特定や必要書類の準備に時間がかかります。

契約中に確認する機会が多い内容は、以下の通りです。

• ・証券番号

• ・契約者名・被保険者名

• ・保険期間

• ・保険金額・補償内容

• ・受取人・請求先

• ・特約の有無

法人では担当者の異動や退職もあるため、個人の机に入れておくような管理は避けたいところです。保険証券とあわせて、ご契約のしおり・約款・告知書の控えなども同じファイルにまとめておくと、必要なときに契約内容をスムーズに確認できます。

契約終了後は7年を基本に保管する

契約が終了した後も、保険証券をすぐに廃棄せず、原則7年を目安に保管しましょう。法人税法では、法人が取引に関して作成・受領した書類を、確定申告書の提出期限の翌日から7年間保存する必要があると定めています。

保険証券は、保険契約の内容や保険料支払いの根拠を確認する重要な資料です。契約が満期を迎えた後でも、税務調査や過去の会計処理の確認で必要になるケースがあるため、契約終了後も適切に管理しましょう。

保管期間を考える際は、次の点に注意が必要です。

確認項目	管理の考え方
保存期間	原則7年間を目安にする
起算日	契約終了日ではなく、確定申告書の提出期限の翌日から数える
保管対象	保険証券、契約書類、保険料の支払いに関する資料など
廃棄判断	保存期間を過ぎたか、関連書類とあわせて確認する

契約終了日だけで判断すると、必要な期間より早く廃棄してしまうおそれがあります。満期や解約のタイミングだけでなく、該当する事業年度ごとに保管期間を確認できるよう、年度別に分類しておきましょう。

欠損金がある年度は10年間の保管も想定する

欠損金が生じた年度の保険証券は、10年間の長期保管も想定しておくと安心です。国税庁では、青色申告書を提出した事業年度に欠損金が生じた場合など、帳簿書類の保存期間を10年間と示しています。

欠損金とは、簡単にいえば法人の税務上の赤字です。保険料の支払いがあった年度に欠損金が生じている場合、後年の税務処理で過去年度の資料を確認する場面が出てくる可能性があります。

長期保管が必要になる書類は、保険証券だけではありません。

• ・保険契約に関する書類

• ・保険料の支払明細

• ・領収書や振込記録

• ・契約変更・解約に関する書類

10年単位で保管する書類は、担当者の記憶だけに頼ると所在が曖昧になりやすいものです。契約年度や事業年度ごとにファイルを分け、廃棄予定年も一覧で確認できるようにしておくと、保存期間の判断ミスを防げるでしょう。

保険証券を保管していないと起こり得るリスク

保険証券を保管していない場合でも、保険契約そのものが直ちに消えるわけではありません。しかし、必要なときに契約内容を確認できない状態では、保険金請求や税務調査、契約更新の判断に支障が出るおそれがあります。

法人では複数の保険を契約しているケースも多く、保険証券の管理が欠かせません。ここでは、保険証券を適切に保管していない場合に起こり得る主なリスクをまとめました。

事故や災害時に補償内容を確認できない

事故や災害が起きたとき、保険証券が見つからないと補償内容の確認に時間がかかります。法人向けの保険には、火災保険や自動車保険、賠償責任保険などがあり、契約ごとに補償範囲や特約の内容も異なります。

たとえば、建物の損害や車両事故、第三者への賠償などが発生した場合、どの保険で対応できるのかをすぐに確認できなければ、初動が遅れてしまいます。証券番号や契約先の保険会社名がわからず、担当部署が確認作業に追われるケースもあるでしょう。

緊急時に備えて整理しておきたい情報は、以下のとおりです。

• ・保険会社名

• ・証券番号

• ・保険期間

• ・補償対象

• ・特約の内容

• ・事故時の連絡先

保険証券は、事故や災害が起きてから探す書類ではありません。平時から関連書類と一緒に保管し、担当者以外でも確認できる状態にしておくことが、法人のリスク管理につながります。

税務調査で支払いの根拠を確認しにくくなる

税務調査では、保険料の支払い内容や契約内容を確認できる資料が必要になる場合があります。保険証券や契約書類、領収書、支払明細などがそろっていないと、経費処理の根拠を説明しにくくなるのです。

前述した通り、法人税法では取引に関して作成・受領した書類を原則7年間保存する必要があると定めています。保険証券も、保険契約や保険料の支払いを確認する資料として、関連書類とまとめて管理しておくと安心です。

保管する際は、保険証券だけを単独で残すのではなく、支払いに関する資料と同じファイルや保管場所で管理すると、確認作業がスムーズになります。

更新漏れや重複契約に気づきにくくなる

保険証券の管理がずさんだと、契約期間や満期日の確認が困難です。法人で複数の保険に加入している場合、更新時期を見落としたり、すでに類似の補償内容の保険へ加入していることに気づかなかったりする可能性があります。

保険証券には契約日や保険期間、補償内容などが記載されています。定期的に確認できる状態にしておけば、契約更新の前に補償内容を見直せる点もメリットです。

とくに、火災保険や自動車保険、賠償責任保険などを複数の拠点で管理している法人では、証券を種類別・満期日別に分けておき、更新漏れや重複契約を防ぎましょう。

保険証券の保管方法は紙と電子で分けて考える

保険証券は紙と電子データで受け取る場合があり、それぞれ適切な管理が求められます。保管場所が異なっても、契約内容をすぐ確認できる体制づくりは欠かせません。

ここでは、紙と電子データそれぞれの保管方法を整理します。

紙で受け取った保険証券は原本を保管する

紙で受け取った保険証券は、原本のまま保管するのが原則です。保険会社から郵送された証券や契約関連書類は、契約内容を確認するための書面として扱い、紛失や破損を防げる場所にまとめておきましょう。

法人税法に基づき、紙の保険証券も保険契約や保険料支払いの根拠を示す資料として、契約終了後まで保管しなければなりません。

紙で保管する場合は、保険証券だけを封筒に入れたままにせず、ご契約のしおり・約款・変更通知なども同じファイルにまとめておくのがおすすめです。

電子データで受け取った書類はデータのまま保存する

電子メールの添付ファイルや保険会社の専用サイトから受け取った保険証券・契約関連書類は、電子データのまま保存します。

電子データは、すぐに探せる状態にしておく管理が必須です。たとえば、保険会社名・契約日・証券番号・保険の種類などでファイル名を統一すると、担当者が変わっても目的の書類を見つけやすくなるでしょう。

また、データの保存先が担当者にしかわからない状態は避けましょう。共有フォルダや管理表に保存場所を記録し、必要なときに出力・確認できる体制を整えておくと、紙と電子データが混在しても安心です。

紙と電子データを一覧表で紐づける

保管形式が分かれていると、紙のファイルだけでは法人が加入している保険全体を把握しにくくなります。

そのため、紙の保険証券と電子データの契約書類が混在する場合は、一覧表で保管場所を紐づけておくとよいでしょう。

一覧表には、次のような項目を入れておくと管理しやすくなります。

項目	記載内容の例
保険会社名	契約先の保険会社
保険の種類	火災保険、自動車保険、生命保険など
証券番号	問い合わせや請求時に使う番号
満期日	更新・見直しの基準になる日付
保管場所	ファイル番号、棚番号、共有フォルダ名など

紙のファイルには一覧表を挟み、電子データ側にも同じ表を保存しておくと、担当者がどちらから確認しても保管場所をたどれます。更新漏れや探す手間を減らすためにも、紙と電子データを別々に管理しすぎない工夫が必要です。

法人の保険証券を管理しやすくする分類方法

法人の保険証券は、加入している保険の種類や契約年度、対象資産ごとに分けておくと探しやすくなります。担当者が変わっても同じ基準で確認できるよう、管理しやすい分類方法を押さえておきましょう。

保険の種類別に分ける

保険証券は生命保険や火災保険、自動車保険、賠償責任保険など、種類別に分けて保管しましょう。法人では複数の保険に加入することが多く、保険の目的ごとに整理しておくと、事故や災害時に確認すべき書類を絞り込みやすくなります。

あわせて、ご契約のしおりや約款、変更通知なども同じ分類でまとめておくと、契約内容の確認に手間がかかりません。背表紙やインデックスに保険の種類を記載するなど、担当者以外でも見つけられる状態にしておきましょう。

契約年度・満期日別に分ける

保険証券は、契約年度や満期日でも分類しておくと、契約終了後の保存期間を確認しやすくなる上、更新や見直しの時期も把握しやすくなります。

さらに、満期日が近い契約から順に並べたり、年度ごとにファイルを分けたりすると、更新漏れの防止につながります。混乱を防ぐためにも、最新の保険証券と古い証券と再発行後の証券が混ざらないように注意してください。

拠点・対象資産別に分ける

本社や支店、工場など複数の拠点がある法人では、拠点別に保険証券を分ける方法も有効です。火災保険や賠償責任保険などは、対象となる建物や設備と紐づけておくと、事故や災害時に確認しやすくなります。

社用車の自動車保険や機械設備に関する保険などは、対象資産別に整理すると実務にマッチします。固定資産台帳や車両管理表とあわせて確認できるよう、保管場所のルールを決めておきましょう。

保険証券の保管にはファイルジャパンの契約書ファイルを活用しよう

保険証券を長期保管する場合は、契約ごとに関連書類をまとめられるファイルを活用しましょう。ファイルジャパンのファイルなら、証券・約款・変更通知などを一冊で管理できます。

たとえば、以下のような場面で役立ちます。

• ・契約ごとに保険証券と関連書類をまとめたい

• ・長期保管する書類の傷みや紛失を防ぎたい

• ・保険の種類別・拠点別にファイルを統一したい

• ・担当者が変わっても探しやすい保管ルールを作りたい

保険証券は、必要なときにすぐ取り出せる状態で保管しておくことが大切です。ファイルジャパンのファイルを活用すれば、紙の保険証券を見やすく整理できます。重要書類を長期間保管するのに適しているので、ぜひご利用ください。

まとめ

法人の保険証券は、契約内容や保険料支払いの根拠を確認するための重要書類です。契約中は必ず保管し、契約終了後も法人税法上の帳簿書類・取引関係書類の保存期間を踏まえ、原則7年、欠損金がある年度は10年を目安に保管しておきましょう。

保険の種類や契約年度、満期日ごとに分類しておけば、事故や災害時、税務調査時、契約更新時にも必要な情報をすぐに確認できます。また、長期保管する保険証券は、関連書類とあわせて整理しておくのがおすすめです。

ファイルジャパンのファイルを活用すれば、契約ごとに書類をまとめやすく、社内の保管ルールも統一しやすくなります。保険証券がどこにあるかわからないといった事態を防ぐためにも、ファイルを活用しながら保管体制を整えてください。